Podpis na konci e-mailu je vaše elektronická vizitka, využívejte ho

Kolik měsíčně rozdáte vizitek? Asi moc ne, že? Pět, deset, dvacet? A kolik pošlete měsíčně e-mailů? Pět denně, tedy zhruba sto měsíčně? Nebo dvacet denně a zhruba čtyři sta měsíčně? A využíváte je jako svou elektronickou vizitku? Je to snadné, velmi efektivní – a zadarmo.

Podceňovaný nástroj

Možná to podceňujete, ale věřte, že účinnost podpisů v e-mailech nelze vyvrátit, proto je lepší akceptovat, že vhodně vytvořený podpis má skutečně pozitivní vliv na branding neboli budování vaší značky. Vaší značkou je jméno vaší organizace. Podpis se uvádí na konec zprávy, za něj se někdy připisuje post scriptum (ve speciálních případech, jako jsou newslettery).

Smyslem podpisu není až tak „podepsat se“ jako sdělit informace o sobě a své organizaci. Důvod je jediný – neustále informovat a připomínat čitatelům, kdo jste a čemu se věnujete. V Liberixu používám např. tuto verzi podpisu

—
S pozdravem

Vlastimil Ott, Liberix, o.p.s.
Erbenova 270/2, 779 00 Olomouc
+420 595 175 184
www.liberix.cz

» Školíme open source: Linux, OpenOffice.org/LibreOffice

Podpis se často uvozuje dvěma spojovníky –, které jsou pro program signálem, že začíná podpis. Mnohé programy jej pak barevně odlišují, Google Mail ho skryje, pokud konverzace probíhá (tzn. od zhruba druhého e-mailu – netestováno).

E-mailová zpráva a podpis
E-mailová zpráva a podpis

Mnohé programy a aplikace umožňují připravit podpis již v šabloně nového e-mailu. To znamená, že když e-mail založíte, již v něm je podpis připravený.

Jaké informace v podpisu použít?

Jednoznačně jméno a příjmení, název organizace a osvědčila se mi i adresa – lidé tak mají přehled, odkud do té Prahy na schůzku jedu. 🙂 Vnímavější by si mohli všimnout i toho, že jsme obecně prospěšná společnost, ale velká čast lidí tuto zkratku nezná (nicméně je součástí našeho názvu, tak ji používáme). Dále telefon na mě, v jiných variantách podpisu používám mobil. A samozřejmě je důležité uvést adresu webových stránek.

Nemá smysl uvádět e-mail, ten je nahoře v hlavičce – pole odesílatel.

Hlavně v osobních e-mailech je vhodné před samotný podpis napsat „parafu“ ve tvaru křestního jména nebo iniciál.

Já jsem se ještě rozhodl pro malou reklamu na naše aktivity, dříve jsme upozorňovali na stažení openMagazinu (časopis zdarma), kolega šéfredaktor má v patičce e-mailu, který odesílá autorům, odkazy na redakční instrukce pro autory; když píše „do světa“, má v patičce výzvu „Pište pro nás“. Zkrátka poslední informace v mailu, což podpis bývá, je velmi důležité místo, které lze efektivně využít.

js-250x250-fce-01.jpg

Podpis v e-mailu pracuje pro vás

Firmy toho využívají automaticky (někdy bývají podpisy delší než zpráva, což je samozřejmě přehnané), v případě lidí z neziskovek se s tím shledávám velmi zřídka. Mnoho lidí, kteří používají freemaily jako Seznam, si nedává záležet na mnoha aspektech správné e-mailové komunikace, bohužel obvykle nevyužívají ani standardizovaný podpis. Tak třeba to někoho z nich bude inspirovat. Podpis je důležitá část vaší elektronické komunikace.

Inspiroval mě článek Unleash the Power of Your Email Signature z blogu Getting Attention.

1 komentář u „Podpis na konci e-mailu je vaše elektronická vizitka, využívejte ho“

Komentáře nejsou povoleny.