Jak byste měli zadávat úkoly, aby vám kolegové rozuměli

Umíte správně zadávat úkoly? Možná si říkáte, co je to otázku – co je na tom těžkého, zadat úkol. Divili byste se, je to těžké a hodně lidí to neumí. Učím se to dlouho a ještě pořád to neumím. Zadat někomu úkol tak, abyste se dočkali výsledku, který potřebujete, dá práci. Pochopitelně je to otázka vhodné komunikace – druhý člověk nemůže vědět, co máte na mysli, když jej žádáte o splnění úkolu. Zadávat úkol je věda a je potřeba se řídit trochou teorie.

Chytřejší způsob úkolování – SMART

Ta teorie se nazývá SMART a je to pomůcka pro zapamatování několika nezbytných charakteristických rysů každého úkolu. Jinými slovy – aby byl úkol splněn, musí mít uvedené vlastnosti. Pokud některá z nich chybí, je to příznak chybějící informace, šumu v komunikaci, nepochopení a následné frustrace na obou stranách. Každý znak ze slova SMART (což znamená chytrý) má v angličtině několik přídavných jmen, vyberte si ta, která se vám dobře pamatují (a hlavně se pravidly řiďte).

Jak vás možná napadlo, mnohé rysy dobrého zadání lze formulovat za pomoci otázek. Uvádím je tam, kde jsou podle mě důležité.

S jako specifický

S znamená konkrétní, specifický, jednoduchý (simple). Úkol je splnitelný tehdy, když je jednoduchý. Každá složitost představuje zbytečnou komplikaci. Z toho vyplývá, že je pro zadavatele lepší vytvářet více drobných úkolů a vymezit mezi nimi vztahy. (Úkoly pak lze snadno rozdělovat mezi více lidí.) Konkrétní zadání vytvoříte díky otázkám:

  • Co se má udělat (co je cílem)?
  • Proč se to má udělat (kontext)?
  • Kdo to má udělat?
  • Kde to má proběhnout?
  • Které okolnosti a podmínky hrají roli?

M jako měřitelný nebo motivující

M znamená měřitelný, motivující, smysluplný (meaningful). Úkol, který nechápete nebo který je prostě hnusný, budete odsouvat až do aleluja a pak ještě kousek dál. Každý máme v záloze tuny příkladů – svých i služebních, že? Nechce se vám, nevíte, jak dlouho to bude trvat nebo nevíte, proč to máte dělat. Takový úkol je špatný, toxický. Pryč s ním. Pomoci by vám měly otázky:

  • Kolik času, prostředků, energie je potřeba?
  • Jak poznám, že jsem dosáhl cíle a úkol jsem splnil?

A jako adekvátní nebo akční

A má v anglické verzi hodně přídavných jmen, vybírám appropriate (odpovídající, adekvátní), achievable (dosažitelný) a action-oriented (akční). Znamená to, že pokud úkol zadáváte, musíte vědět, zda je ho řešitel vůbec schopen splnit. Má šanci získat všechny potřebné informace? Má potřebné dovednosti? Má dostatek času a prostředků? Adekvátní zadání úkolu znamená, že je ke splnění nutné vyvinout lehce nadstandardní úsilí (nikoliv podprůměrné). Otázka, která pomůže při realizaci, zní:

  • Jakými způsoby mohu cíle dosáhnout? Jakou činnost mám vyvinout, abych dosáhl cíle?

Neadekvátní úkol může být např. pověřit introvertního člověka vedením porady nebo ho nutit k rozhodování v časovém stresu (pro něj extrém). Nebude mít zřejmě sílu se vzepřít – ale nebude schopen úkol splnit. Ano, je to častá cesta, jak se člověka zbavit – následuje šikana (nebo bossing), psychické a komunikační problémy atd.

A druhý význam je „akce“. Musíte žádat akci – call for action. Nejlepší je napsat sloveso v rozkazovacím způsobu (plus „prosím“), aby člověk věděl, co má udělat. Samozřejmě oslovujte konkrétní osoby.

Špatně: Je třeba zavolat do té firmy a zjistit, co nabízejí.

Společných porad si neužívám, ale takhle nějak to chodí, ne? Všichni pokývou hlavami, že ano, výborný nápad – je třeba to zapsat. Na další poradě se zjistí, že nikdo nezadal úkol, takže ho ani nikdo neudělal. 🙂

Dobře: Radku, zavolej prosím tě do té firmy, zeptej se, co nabízejí a pošli nám to mailem. Do pátku, prosím, na další poradě z toho budeme vycházet.

R jako realistický

Trochu se kryje s A, pokud se zaměříme na pojmy jako relevantní, realistický, resourced (pokrytý zdroji). Zatímco A se zaměřuje na proces, R se zaměřuje na výsledek. Plánovaný výsledek musí být realistický, musíte jej přijmout za svůj – být tedy přesvědčeni, že ho dosáhnete (případně řešitel, kterému úkol zadáváte). Samozřejmě za souhry ostatních faktorů, např. času. 🙂 Špatné je, když si řeknete, že je úkol reálně splnitelný, ale neodhadnete své síly a nejste schopni jej splnit.

T jako termínovaný

V angličtině jde o slova spojená s časem (time). Úkol musí mít termín. To je naprosto zásadní věc a velmi častá chyba, když termín chybí. otázky jsou jednoduché:

  • Do kdy mám dosáhnout splnění cíle?
  • Jak dlouho mi bude trvat splnění úkolu?
  • Kdy začnu úkol plnit a kdy zřejmě skončím?

Čau, prosim tě, posílám ti ten dokument, mrkni na to a napiš mi, jestli to tak může být. Já jim to pak pošlu. Díky.

Toto je typická prosba, není to ovšem splnitelný úkol. Osobně se takovými věcmi nezabývám. Zní to nafoukaně, že? Ale zkuste mi říct, co znamená „mrkni na to“, do kdy mám napsat a kdy je „pak“. Vždycky mám své práce dost – nechci prostě věnovat čas takto špatně formulovaným prosbám.

Jak se bránit špatným úkolům?

Pokud dostanete špatný úkol, zkuste si v něm výše uvedené najít. Pokud nenajdete, požádejte o doplnění informací. To znamená, že zadání úkolu vraťte s prosbou o zpřesnění. Vyjádření „Tak na to bych se ti mohl vykašlat“ rozhodně není prosbou o doplnění informací.
Pokud se vám nepodaří získat některou z potřebných hodnot, odvedete špatnou práci, i když jste jinak výkonní & spolehliví & kreativní. Výsledek nebude stát za nic. Řídím se tím, že pokud dostanu úkol, kterému nerozumím, za špatné zadání nemůžu já. Proto se necítím provinile, když zadání úkolu vrátím nebo ho rovnou odmítnu.

Možná to zní arogantně (i když se snažím vyjadřovat slušně), ale pravda je taková, že špatné zadání úkolu si můj čas nezaslouží. Co ten váš?

Článek vyšel v nepatrně jiné úpravě také na portálu MítVšeHotovo.cz:  Metoda SMART: Jak zadávat úkoly, abyste byli spokojeni s výsledkem

7 komentářů u “Jak byste měli zadávat úkoly, aby vám kolegové rozuměli”

  1. Vyzvednul bych odpovědnost za pochopení úkolu. Odpovědnost za správné pochopení úkolu má vždy jeho zadavatel. Někteří zadavatelé hází svoji odpovědnost na úkolovaného, obzvláště v případech, kdy k vůli nejednoznačnému a jinak pochopenému zadání došlo k nějaké chybě.

    Mnozí odmítají psát obsáhlejší specifikace zadání s tím, že je to zdržuje a je to pomalé. Naopak, vrácení a dospecifikování úkolu je mnohem pomalejší. Specifikované zadání lze realizovat rovnou, bez dalších iterací mezi zadavatelem a úkolovaným.

    S tím souvisí i systém šablon. Pokud jsou opakující se úlohy stejného typu, je často vhodné na zadání vytvořit šablonu s výčtem položek potřebných pro splnění úkolu, tuto šablonu potom zadavatel snadno vyplní (a nezapomene při tom na nějaký důležitý údaj). Ze šablony už je potom jen krůček k vytvoření automatického systému.

  2. Naprosto souhlasím, jenže i tam lze najít slabiny, např. úkolovaný člověk neumí automatizovaný systém použít, na druhou stranu zadávání osobně je časově náročné a neefektivní – úkolovaný si často nic nezapíše, nebo zapíše jen formálně, chybí komplexní souhrn… Mám zkušeností dost, bohužel spíše špatných, je to skutečně problém.

    • Vtip je v tom, že ten automatický systém nebude používat úkolovaný, ale přímo zadavatel sám. Na místo původního vyplnění zadání úkolu dle nějaké šablony, to zadá do automatu, který ten úkol udělá. Linuxáři mají blízko ke skriptování, takže si mohou pomoci s opakovanými úkoly sami.

      Zadávání osobně je asi to nejhorší, co může nastat. Úkol vždy musí být napsaný a zaevidovaný. Podrobnosti k jeho splnění již lze potom probrat ústně, to už netřeba psát.

      Jo a ještě jedna věc mě k tomuto napadla. Pokud se něco dělá poprvé, je vysoce vhodné k tumu též napsat dokumentaci.

Komentáře nejsou povoleny.

Pin It on Pinterest