Znáte je? 6 nejčastějších chyb, které najdete v newsletterech neziskových organizací

Na začátku roku 2012 jsem se přihlásil k odběru několika desítek newsletterů z neziskových organizací v českém, slovenském a anglickém jazyce. Rozhodl jsem se, že bude mapovat aktivity českých neziskovek a pokusím se je srovnat se zahraničními, které mají bezesporu více zkušeností (zejména ty americké). Srovnání v tomto článku sice není, ale rád bych upozornil na několik triviálních a bohužel častých chyb, které v mailech českých organizací vídám.

Četli jste tento článek?  Rozesíláte kvalitní newsletter? 5 důvodů, proč byste měli

Autor/ka se nepodepíše ani jménem svým, natož organizace

Toto mi docela vadí, dokáže to zkazit dojem z jinak pěkného newsletteru. Prostě není napsané, kdo k vám mluví. Autor může mluvit za organizaci (v množném čísle), nebo sám za sebe (v jednotném čísle). V obou případech ale musí být alespoň na konci napsáno, kdo vám píše. Je to elementárí slušnost, přesto na ni docele dost autorů zapomíná.

Chybí pravidelnost, hlavní vlastnost newsletteru

Až na výjimky, kterých je v mém vzorku asi pět, posílají všechny organizace své zpravodaje nepravidelně, viditelně v závislosti na tom, jak bohatá je jejich činnost. Často pozoruji, že newsletter není chápán jako pravidelný souhrný e-mail s přidanou hodnotou (jak ho chápu já), ale jako možnost oslovit s jakoukoliv informací příjemce. Je tedy – podle mého – degradován na obyčejnou rozesílku e-mailu. Jednou je to pozvánka na lokální akci, jindy tisková zpráva nebo pokus o ni. Považuji to za plýtvání potenciálem, který newsletter má.

Gramatické chyby jsou eklhaft

Někdy se poštěstí udělat překlep přímo v předmětu e-mailu. Z toho důvodu je dobré poslat e-mail nejdřív na nějako svou adresu, vše si důkladně pročíst a proklikat odkazy. Ideální je kolega, ale musíte říct, co vše má zkusit – rychlým čtením chyby asi neodhalíte (musíte tedy číst lépe než budoucí příjemci, ti mail jen proletí).

Časté gramatické chyby nejsou překvapením, bohužel je dělá dost lidí. Nesprávné skloňování osobního zájmena já, neshoda podmětu s přísudkem, hyperkorektní (tedy nesprávné) výrazy jako „aby jste“, nadužívání velkých písmen v zájmenech (Vy, Vaše), ačkoliv je e-mail jinak psán jako obecný, tedy neosobní. Velká většina chyb není z nepozornosti, nýbrž vyplývá z nedostatečné dovednosti autora. Jinými slovy – neumí pořádně česky.

Stejný nadpis každého newsletteru

Tragickou chybou (dělal jsem ji taky, takže poučení posílám tímto dále) je pojmenovávat každý newsletter stejně a navyšovat jen jeho číslo. Původně jsem si myslel, že v tom bude hezký pořádek, ale je to naivní nesmysl. Nikdo soudný (kromě autora ;-)) si newslettery dobrovolně nearchivuje. Pokud se mu jich sejde víc s velmi podobným názvem, nejspíše je bude považovat za spam (který má také mnoho podobných názvů).

Pokud navíc chcete newsletter později publikovat na webu, potřebujete různorodé a nápadité titulky – jen tak můžete čtenáře (a také vyhledávače) zaujmout. Duplicitní názvy a obsah nejenže nejsou atraktivní, často jsou z výsledků vyhledávání vyřazeny (protože takový způsob pojmenovávání není přirozený). Do předmětu mailu tedy uvádějte klíčovou událost za období, o němž píšete.

Jedna organizace rozesílá newsletter s titulkem „Novinky z ABC za uplynulý týden“. Nepřidává tedy vůbec žádný rozlišující znak. Pokud nás čtete – změňte to!

Dlouhý, nepřehledný a špatně strukturovaný obsah

Obsah je král platí právě v newsletteru maximální měrou. Vytvořit kvalitní obsah bývá pracné, proto si dejte námahu také s formou a strukturou. Rozčleňte text pomocí nadpisů, občas umístěte obrázek nebo poznámku do rámečku. Uživatelé nečtou větu za větou a pokud jim nedáte možnost „odskočit“ očima, prostě nebudou číst vůbec. Netvrdím, že má být newsletter krátký a štěkavý, dobrý text se čte příjemně, i když má svou délku. Ale umožněte také rychlejší čtení.

Nic nechodí

Nejhorší situace, která ovšem platí pro překvapivě mnoho organizací, je pasivita v této oblasti. Od některých organizací, u nichž jsem si přihlásil newsletter, nepřišla ani řádka. Pokud víte, že vás to nebude bavit, vůbec možnost přijímat newsletter nenabízejte.

Jistě by se našly další nedostatky, vím to dobře, protože spoustu chyb jsem udělal a dělám. Například se mi nedávno podařilo poslat newsletter každému příjemci 10× – na vině bylo nekvalitní internetové připojení a špatně naprogramovný software, který násobnou rozesílku umožnil. Ale vzhledem k tomu, že mi od příjemců nábojnice nepřišla, dávám si pozor a píšu newslettery dál. Tak ať se to daří i vám.

Photo by dhutchman

1 komentář u “Znáte je? 6 nejčastějších chyb, které najdete v newsletterech neziskových organizací

Napsat komentář

Pin It on Pinterest