Pět důležitých pravidel pro správné posílání hromadných e-mailů

Hromadné e-maily se občas poslat musí, pokud chceme oslovit určitou cílovou skupinu. Ne každý si možná uvědomuje, že se jedná o zbraň hromadného ničení, a to myslím naprosto vážně. Špatným mailingem můžete zničit nejen příležitost či komunikační situaci, ale občas i dobře fungují vztahy. Sepsal jsem úplně nejvíc nejzákladnější pravidla pro posílání hromadných e-mailů.

Předně – nemluvím jen o e-mailové kampani, tedy mailingu. Na tu je dobré používat specializovanou aplikací (např. SmartEmailing), ale to je problematika komplexnější, které se budu věnovat jindy (jde např. o sdílení a ochranu dat). Mám teď na mysli zejména rozesílání tiskové zprávy (pokaždé jiná skupina adres), oslovení padesáti lidí (zjišťování zájmu nebo prosba o vyplnění dotazníku) nebo podobná všední příležitost. Nulté doporučení by tedy bylo – používat aplikaci pro správu dat (CRM), nebo aspoň pro rozesílání e-mailů. Co když ji ale nemáte?

Hromadné rozesílání e-mailů lidem, kteří o to nepožádali, je považováno podle Zákona 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti za nevyžádané obchodní sdělení. Pokud tak činíte opakovaně, můžete být vyšetřováni Úřadem pro ochranu osobních údajů. Tento článek řeší technické aspekty a rozhodně není návodem, jak otravovat lidi. 😉

1. Zřiďte si e-mail pro tisk

Nechte si zřídit e-mailovou schránku press@vaseorganizace.cz, jejímž „jménem“ budete posílat tiskové zprávy a kam budete směřovat zprávy, které rozesíláte (ano, budete je posílat sami sobě). (Pokud ale budete psát konkrétním lidem, s nimiž se znáte, posílejte e-maily ze své osobní schránky.)

2. Používejte e-mailovou konferenci

Pokud to jen trochu jde, používejte e-mailovou konferenci. To znamená, že adresy všech, které chcete oslovit, přihlásíte jako členy do konference. Kde takovou konferenci vzít? Nejsnazší cesta je zřejmě použít Aplikace Google na vlastní doméně a její Skupiny. Dříve se mnohem víc než dnes používal software emzlm – používá se stále, ale použít Aplikace Google je snazší (pro emzlm potřebujete vlastní server).

3. Adresáty umístěte do slepé kopie

Hromadné e-maily posílejte na vlastní adresu press@vaseorganizace.cz a teprve do slepé kopie umístěte adresu konference či seznam adres. Nikdy neumisťujte seznam adresátů do pole Komu. Nikdy. Dělá to tak spousta lidí (zejména úředníci), ale je to špatně. (Na toto téma vyjde extra článek s příklady z praxe – jak se to nemá dělat.)

4. E-mail nejprve vyzkoušejte – pošlete ho sami sobě

Zlaté pravidlo, které dodržuji vždy a vždy se mi to vyplatilo. E-mail nejprve pošlete sami sobě, a to nejlépe na různé adresy, abyste viděli, jak zpráva vypadá v různých aplikacích (Seznam, Centrum, Google, Thunderbird). I když si myslíte, že je vše v pořádku, téměř vždy vás může nemile překvapit technický nedostatek, například:

  • chybné kódování textu – nečitelné znaky
  • poškozený formát, pokud posíláte HTML
  • příliš dlouhý text nebo příliš dlouhé řádky

5. Kontrolujte správnost odkazů

Jakmile si e-mail pošlete a čtete ho, klikejte na všechny odkazy. Není nic horšího než chybný odkaz ve zprávě, kterou jste připravovali několik hodin. Vždy si ověřte, že odkaz funguje, směřuje tam, kam jste chtěli a ideálně také můžete zjistit, že na něj čtenář klikl (ale to už je složitější a potřebujete k tomu vhodné nástroje).

Toto je naprostý základ

Tato pravidla tvoří naprostý základ, doporučuji si připravit před rozesláním seznam bodů a postupně je odškrtávat. Pokud se spletete, můžete se řádně znemožnit. Existují ale ještě další doporučení, objeví se v dalších článcích.

smartemailing.gif

9 komentářů u “Pět důležitých pravidel pro správné posílání hromadných e-mailů

  1. Lidi se tím bohužel neřídí a je to velmi obtěžující. Zrovna se to týkalo tuny přání k Vánocům… 🙁

  2. Hromadně poslaný email by měl být také srozumitelně napsaný (ostatně jako každý jiný email :-)). Některé firmy v tom dost tápou a tomu co posílají snad nemůže rozumět ani sám autor.

    Alzasoft to dotáhl k dokonalosti – o Vánocích rozeslal hromadné SMSky, které odkazují k němu na web, kde ale návštěvník nepozná o co jde.

  3. chválím článek pokud aspoň jeden člověk se tímto článkem nechá inspirovat a změní styl odesílaní určitě to bude mít přínos 🙂 není nic horšího než negramotnost u těch kteří si mysli že všechno ví nejlépe.

  4. Dobrý den,

    vím že to není ůplně zcela k tématu, avšak třeba to někdo najde užitečným.

    Ecomail.cz (jsem spoluzakladatel) dlouhodobě spolupracuje s neziskovkami a nabízíme jim 20% slevu z běžného tarifu. V případě zájmu se na nás neváhejte obrátit.

    Omlouvám se, pakliže to považuje někdo za nevyžádanou reklamu

    JP

  5. Velmi dobře napsané, nejen tento, ale i ostatní články o „emailingu“. Je vidět, že zde z autora hovoří zkušenosti a praxe. Škoda jen, že to nečtou ti, kteří by měli 🙂

Napsat komentář