Peníze na stole

Jak správně psát fundraisingové dopisy?

Prošla jsem spousty školeními prodejních dovedností, komunikačních taktik apod. Všechny tyto postřehy jsem pak využila ve fundraisingu, kde nyní pracuji. Sepsala jsem pár tipů, jak zvýšit šanci, že zrovna ten váš dopis si někdo přečte do konce, protože to je 50 % úspěchu. Doufám, že někomu tyto řádky pomohou.

Napsat FR dopis není legrace

Je to docela záludná věc napsat dopis s žádostí o dar (ať už hmotný nebo finanční). Víme každý z vlastní zkušenosti, že doba je rychlá, každý šetří a je, jak se populárně říká, „v krizi“. Je snadné napsat jeden dopis a rozeslat ho stovkám ředitelů, manažerů, sekretářek, prostě kam se dá… a pak jen čekat. Myslím, že tohle je nejhorší taktika, kterou můžete zvolit. (Mluvím teď konkrétně o fundraisingových e-mailech, ne o hromadných directech.) Nikdo ještě nevymyslel (nebo o tom nevím) dopis, který by fungoval na všechny stejně.

Mou první zkušeností a radou je, psát dopisy opravdu tomu, komu je posíláte. Ano, strávíte nad tím dvakrát tolik času, ale když dopis správně sepíšete, získáte na oplátku dvakrát víc darů.

Zjistěte si ty správné osoby, které o sponzoringu ve firmě rozhodují, posílejte e-mail přímo jim „na stůl“. Úplná ztráta energie je posílat e-mail na obecnou schránku info@ … Šance, že se dostane ke správným rukám, je minimální. Osobně se mi osvědčilo za týden po odeslání dopisu (nebyla-li do té doby žádná reakce) osobě zavolat, připomenout se. Nejde to samozřejmě u všech, ale důležitějším dárcům, osobám, ke kterým jsem se prostě chtěla dostat, jsem zavolala. Vyplatí se to, věřte. Je to první krok k navázání vztahu, už pro toho druhého nejste jen pár řádků, kterých jistě čte týdně několik, už máte hlas, už na něj uděláte nějaký dojem. Nejde o to se vnutit, ale pouze zdvořile připomenout. Buď přímo té konkrétní osobě, nebo v případě vyšších funkcí je vhodnější komunikovat s asistentkou.

Pracovala jsem na několika pozicích, kde byl direct e-mail prvním krokem. Tvořila jsem jich několik – od přilákání vystavovatelů na výstavu, přes dopis pro firmy, aby inzerovali právě v našem plátku, až po vyvolání potřeby se zrovna teď pojistit.

Variant se nabízí hodně, i ty nevhodné

A jak by tedy dopis měl vypadat? Variant je strašně moc a snad žádná není dokonalá a univerzální. Jde také o to, pro co nebo koho podporu sháníte. Budu-li chtít například peníze na ekologický projekt, je dobré ukázat, popsat, co se stane, když peníze získáte, jaký to bude mít dopad pro okolí, veřejnost, a snažit se zakomponovat i dopad přímo na toho, komu to píšete.

Je populární vypíchnout emoční stránku věci, ale dle mého je to moc nastrojené a umělé. Emocí je všude dost, média na nás chrlí dojemné příběhy a přibarvují je, aby byly ještě dojemnější. Nevidím v tom žádný poutač. Někteří slyší na smutné příběhy, ale také na ty pozitivní. Proto by v žádosti mělo být zahrnuto oboje hledisko. Nejen jak je situace vážná, ale také, že je z ní východisko a nic není tak černé.

  • Příklad kladné emoce: „ Z Vašeho daru pomůžeme Katce, která je na vozíčku, podívat se k moři.“
  • Příklad záporné emoce: „ Katka je na vozíčku už několik let a nemůže prožívat to, co ostatní.“

Délka dopisu může pomoci i uškodit

Teorie říká, že dopis by měl obsahovat tři odstavce.

Kdo jsem – co chci a proč – výzva k akci. Nebo jsem se setkala i s jinou variantou: Problém – řešení – apel. Osobně zastávám stručné verze. Dopis, který má A4 a půl, nikoho moc bavit nebude. Ideální necelá A4. Formátování také jednoduché, jedna barva, zvětšení, podtržení, odsazení.

Pokud je to vhodné, vložit obrázek, který bude k tématu (smajlíci a barevné animace působí dost lacině a neseriózně). Je možné žádost vytvořit i jako prezentaci. Obecně se doporučuje nepoužívat příliš odborných názvů a cizích slov, zkuste psát žádost „lidsky“ – i ten, kdo ji bude číst, je jen člověk.

Na úvod stručně představte organizaci (od kdy fungujete, proč a čeho jste popřípadě dosáhli). Vyvarujte se popisování všech činností a historie – skoro nikoho to ve výsledku nezajímá, je lepší dát do e-mailu odkaz na stránky organizace, kde si čtenář může najít, co ho zajímá a vy v e-mailu neuvádíte.

Poté požádejte o konkrétní sumu, věc nebo službu. Můžete dát i dvě varianty na výběr. Někdy firma nemůže poskytnout peníze, ale třeba mají ve skladu starý nábytek nebo techniku, kterou byste využili. Nebo využijete jejich služby, jejich kontakty. Již několikrát se mi stalo, že mi firma dala tip na nějakou jinou organizaci, která pomohla, nebo jsme při společném povídání zjistili, že mají ve skladu již zmiňovaný starý kancelářský nábytek a dlouho přemýšleli, co s ním, a já původně žádala o peníze a odešla s nábytkem, kterým jsme vybavili dva byty chráněného bydlení. Dejte prostor k jednání a neupínejte se jen na jeden cíl.

Přečtěte si také: Pět způsobů, jak získat peníze pro neziskovou organizaci

Výzva k akci: Kvůli ní píšete

V závěru by měla být již zmíněná výzva. Měli byste vyvolat potřebu darovat. Možností je neskutečně mnoho (pomozte opravit kostel, zapojte se do našeho projektu, podělte se se svým úspěchem, dejte šanci druhým být jiní, buďte jiní/lepší než ostatní a zapojte se /pomozte/podpořte, nezavírejte oči před touto situací…apod.).

Poděkování a kontakty na vás a organizaci jsou samozřejmostí. Poděkování by mělo být důstojné, žádné velebení čtenáře ve stylu, že bez něj by to nešlo a svět se zboří a že je velkodárce apod. Dejte mu pocit, že je důležitý, ale opravdový pocit, ne přehnaná (prázdná) slova. Vyplatilo se mi již několikrát v závěru uvést, že se ráda s nimi osobně setkám a zodpovím jim případné dotazy, opět to nelze dát všude, ale pro firmy v regionu to píši vždycky.

Opravdu nelze obecně shrnout všechno, co by dopis měl obsahovat. Jediná rada, kterou se řídím, je psát dopisy lidsky, bez přehnaných emocí a co možná nejmíň univerzálně a zkoušet to i tam, kde si myslím, že to cenu nemá, protože se mi nejednou stalo, že právě tam to vyšlo. Ale to už bych zacházela spíš do fundraisingových aktivit.

js-250x250-fce-01.jpg

1 komentář u “Jak správně psát fundraisingové dopisy?

  1. Označit časopis slovem „plátek“ bývá vnímáno spíš negativně, časopis to shazuje. Asi bych tak nenazvala plod vlastní práce 🙂

Napsat komentář

Pin It on Pinterest