II.díl: Jak je důležitá zpětná vazba v podobě evaluace?

V předchozím článku Jak je důležitá zpětná vazba v podobě evaluace? jste se dozvěděli, že evaluace je bezesporu velmi přínosná, neboť spočívá v pečlivém sběru informací, konečné interpretaci a porovnání s předem stanovenými cíli. Výstupem jsou tedy co možná nejvěrnější data o stávající situaci, ale i spolehlivé podklady pro manažerské rozhodování. Ovšem ještě jsme si neřekli, jaké má fáze a jak ji dobře provést.

„Evaluaci lze rozlišovat podle toho, k jakým účelům má sloužit, kdo ji provádí a jaké si přitom stanovil cíle. Dále ve které fázi se provádí a konečně na jaký druh informací se evaluace zaměřuje,“ shrnuje užitečnost evaluace Petr Konečný, ředitel společnosti SANEK Ponte, o.s.

Kdy je ten správný čas na evaluaci?

sanekPro běžnou praxi neziskových organizací je vhodné věnovat pozornost zejména časování evaluace.

  • Ex-ante evaluace (plánovací evaluace) se provádí v okamžiku potřeby řešit určitý problém. Hodnotí informace pro počáteční uvažování o schůdnosti a možnostech řešení. Minimalizuje procento projektů předem odsouzených k neúspěchu, přispívá ke správné formulaci konkrétního programu a definici cílů. Účelem evaluace je zevrubně popsat problém či zadání, nastavit logiku plánované akce a analyzovat její proveditelnost.

  • Interim evaluace (průběžná evaluace) je indikátorem změn v organizaci a jejím fungování (monitoring) v průběhu implementace opatření či projektu. Neméně důležitými jsou informace o dosahování průběžných milníků a posléze také prvotních výsledků a efektů. Získané informace o vnitřních procesech, využití zdrojů, zapojení cílových skupin a dalších průběžných parametrech umožňují citlivě řídit opatření, aktivity, projekt a v případě problémů v průběhu provádět úpravy.

  • Ex-post evaluace (závěrečná evaluace) sbírá a zpracovává informace o střednědobých až dlouhodobých výsledcích a efektech projektu, často již po skončení financování hodnoceného projektu či programu. Jinými slovy dlouhodobý dopad a udržitelnost organizace. Ex-post evaluace jednak srovnává dosažené výsledků s cíli projektu a dále pak posuzuje všechny efekty realizace projektu (plánované i neplánované, pozitivní i negativní). V komplexu je cílem posoudit, zda negativní efekty nepřevážily ty pozitivní.

„Evaluace představuje tedy běžný manažerský nástroj a měla by být v organizaci přítomna prakticky neustále,“ doporučuje zkušený manažer Petr Konečný.

Jaký je obvyklý stav využívání evaluace v praxi?

Ex-ante evaluace (plánovací evaluace) je poctivě prováděna pro projekty s financováním z prostředků Evropské unie a státní správy. Pojem „feasibility study“ (studie proveditelnosti) se dostává do běžné praxe managementu neziskových organizací. Pro další aktivity (často interního charakteru), financované z neúčelových zdrojů, má ex-ante evaluace velmi často intuitivní podobu, v nemálo případech je nahrazena dobrou vůlí, nadšením či doufáním.

„Pojďme do toho a určitě se to povede …“ „Zkusíme to, snad nám to vyjde…“

Interim evaluace (průběžná evaluace) je organizacím nejbližší, nejčastěji v praxi aplikovaná. Je třeba „pouze“ dát pozor, aby se jednalo o opravdovou evaluaci – nikoli pouhý monitoring! Rozdílu mezi monitoringem a evaluací jsme věnovali v prvním článku Jak je důležitá zpětná vazba v podobě evaluace?

Ex-post evaluace je výraznou slabinou většiny organizací. Jakkoli existují výkazy počtů podpořených uživatelů a klientů, poskytnutých služeb, publikovaných článků či spolupracujících organizací a orgánů státní správy (velmi dobře zpracovaný monitoring!). Skutečná evaluace dlouhodobých dopadů činnosti organizace na komunitu či společnost ve velké většině absentuje.

Aby se to změnilo, je třeba přijmout evaluaci jako jednu s klíčových aktivit v projektu nebo ji zařadit do běžné agendy úkolů a plánovat s ní již v harmonogramu činností tak, aby byla realizovatelná. Začít ji vnímat jako zajímavý zdroj informací, který přinese údaje a argumenty pro obhajobu užitečnosti vašich aktivit.

Jak evaluaci dostat do života?

Evaluace je věcí kvalitního managementu organizace. Není to žádná věda, jde o běžný (a v literatuře dobře popsaný) nástroj, je jen třeba jej ovládat a správně aplikovat ve všech fázích. Při zavedení evaluace do života organizace získáte přehled o tom, zda se pouštíte do dobře rozmyšlených věcí, směřujete k dosažení strategických cílů a konečně zda naplňujete poslání vaší organizace a přispíváte tak ke kultivaci společnosti jako celku.

Tedy evaluujte a získejte správné interpretace výsledků vaší práce pro své podporovatele a donory!

V posledním díle článku se dozvíte, jaký nástroj lze snadno používat, aby bylo možné evaluaci dobře provést. Další informace k tématu management v NNO najdete na sanekponte.cz.

Pin It on Pinterest