Logo: Diakonie ČCE - středisko BETLÉM

Fundraising v Diakonii Českobratrské církve evangelické: Online nástroj a CRM systém na míru

Jmenuji se Jan Gavlík, pracuji v Diakonie ČCE – středisko BETLÉM od roku 1992, poslední čtyři roky jako pracovník úseku FR a PR. Mám na starosti komunikaci s individuálními dárci, jsem členem správní rady. Práce mne velmi těší, našimi dárci jsou skvělí lidé.

V čem vidíte originalitu své práce? V čem se lišíte od jiných podobných organizací?

Betlém - Jan GavlíkBETLÉM vznikl na podzim roku 1990 a jeho výjimečnost v tehdejších podmínkách spočívala v tom, že několik velmi obětavých nadšenců se rozhodlo přijmout mezi sebe osm velmi těžce tělesně postižených lidí a společně vytvořit křesťanskou komunitu s nezajištěným zdrojem financování. V současné době existuje více alternativ k ústavnímu způsobu poskytování sociálních služeb zdravotně postiženým lidem, jejich společným problémem je udržitelnost v době všudypřítomných škrtů. Máme za to, že i když se původní koncepce musela hodně změnit, zůstává v praxi našich Domovů zachován silný individuální přístup k lidem s těžkým zdravotním postižením. V tom jsme hodně vpředu, i když nás to stojí hodně prostředků, které vynakládáme na pečovatele. Řečí čísel – z původního poměru mezi počtem pečovatelů na klienty 1:1 jsme nyní na 1:3. V dnešní době stále existuje řada zařízení, kdy jeden pečovatel během své služby musí zvládnout péči o 10-20 lidí. Vypadá to efektně, ale kvalita života klientů je velmi nízká.

Betlém, procházka k rybníku

Komu pomáháte a kdo pomáhá vám?

Domově Betlém žije 10 dospělých osob s tělesným postižením, v Domově Narnie 17 dětí s mentálním či kombinovaným postižením, v Domově Arkénie 5 dospělých osob s mentálním postižením. Těmto osobám pomáháme žít život srovnatelný s životem jejich vrstevníků (navštěvovat školu nebo vykonávat práci, přiměřeně svým schopnostem se zapojovat do rozhodování o společném životě a aktivitách). V tom nám finančně pomáhá třetinou Ministerstvo práce a sociálních věci a Jihomoravský kraj, třetinou klienti sami a třetinou příjmy z fundraisingu.

Co je cílem vaší práce a kdy ho dosáhnete?

Každodenním cílem naší práce je zajistit našim klientům srovnatelný život, jako mají jejich vrstevníci. Ať už se jedná o povinnosti, tak samozřejmě i jejich práva, jak jsem uvedl výše. Jak se nám to daří, by asi měli říct naši klienti. Z toho, že klienti neodchází a zájem o naše služby převyšuje naše možnosti, se dá usoudit, že se tohoto cíle daří dosáhnout. Přáli bychom si rozšířit naše možnosti, je to i cílem, který je součástí strategického plánu.

Betlém - návštěva hodonínské zoo

Jak by se změnila vaše situace, kdybyste získali to, co vám nejvíce chybí?

V současné době realizujeme projekt Chráněného bydlení Mirandie v Brumovicích, který je rozpočtován na 25 milionů, z toho 21 milionů je z fondů EU a zbývající 4 miliony musíme získat od dárců jako naši spoluúčast. Pokud vše půjde jak má, rozšíříme v roce 2015 naše kapacity o 12 míst pro dospělé osoby s mentálním či kombinovaným postižením. Přinese to podstatnou úlevu jejich rodinným příslušníkům, aniž by byly přerušeny rodinné vztahy velkou vzdáleností. Regionu to navíc přinese 12 nových pracovních míst.

Kterou jednu věc byste v minulosti udělali jinak?

Pokud by šlo vzít zpátky nerealizované projekty, ať už menší nebo i větší, hned bych to a rád udělal.  Ale ono to nejde vzít zpátky, tak jsme se z neúspěšných projektů alespoň poučili. Například jsme takto zjistili, že můžeme celkem úspěšně sehnat kvalitní pracovníky z regionu, které zaškolíme. Je to výhodnější, než shánět pracovníky z větších dálek a zajišťovat jim bydlení. Tento fakt se během času promítl do všech našich služeb.

Betlém - procházka parkem

Jaké zkušenosti máte s online fundraisingem, ve vašem případě darujme.cz?

S darujme.cz spolupracujeme zhruba rok. Od začátku spolupráce na mne působí příjemným profesionálním dojmem, rádi pomohli vyřešit technické úkoly při instalaci banneru na našem webu (nejsem ajťák). Vážím si důležitého detailu, že dary, které dárci poslali na konci prosince 2012, dorazily na náš účet 31. prosince 2012, nikoliv až v lednu 2013. Získali jsme doposud osm darů v celkové výši 11 500 Kč. Těším se na slíbené modernizace darujme.cz a věřím, že v letošním roce využijeme darujme.cz ještě více v souvislosti s realizací projektu Chráněného bydlení Mirandie v Brumovicích.

Používáte v organizaci software pro správu informací o svých klientech a partnerech?

Pro správu informací o partnerech (dárcích) používáme vlastní databázový systém, jehož základy byly položeny v roce 1999, nyní je to již docela rozsáhlý a propracovaný systém v MO Access 2007. Evidujeme v něm formou jednotlivých tabulek údaje o dárcích (necelých 10 000 osob, aktivních je zhruba polovina), darech (33000 darů), navázaných vazeb (120000) dle způsobu kontaktu (osobně, telefonicky, dopisem, emailem), nahlížení na jednotlivé dárce je možné prostřednictvím praktických formulářů, dary jsme schopni jednoduše importovat ať už z bankovních výpisů nebo soupisů z pošty (složenky). Systém umí odesílat a evidovat hromadné e-maily jako jednotlivé včetně personifikace prostřednictvím MS Outlooku, umíme pracovat s dotazy a sestavami, umíme tisknout personifikované dopisy prostřednictvím hromadné korespondence Wordu a údajů naší databáze a samozřejmě evidovat tyto hromadné kontakty pomocí přidávacích dotazů.

Nyní vše funguje jako velmi primitivní CRM systém, ke kterému mají přístup pracovníci úseku PR a FR (dva pracovníci). Není problém počet přistupujících osob zvětšit v rámci interní sítě, například v případě přijetí dalšího fundraisera. Pro nefundraisery nemá tento systém opodstatnění. Na jeho tvorbě se postupně podíleli dva programátoři, nyní nezaměstnáváme žádného IT pracovníka a správu naší interní sítě a PC děláme formou outsourcingu. Tudíž systém se již nerozvíjí a ani nebude. Pro práci našeho úseku nám to stačí, leč je otázka času, kdy stačit přestane. Nechceme již pracovat na nějakých dalších aktualizacích nebo vývoji, je to finančně náročné. Občas koukáme na nabídky profi řešení CRM, ale dokud můžeme, držíme se toho, co nám funguje. Před šesti roky jsme udělali pokus o opravdový CRM systém, který by byl užitečný pro ředitele i vedoucí jednotlivých domovů, ale zůstalo u demoverze, a i přes vítězství u soudu vznikla nedobytná pohledávka ve výši 70 000 Kč (firma Supreme).

Pro evidenci klientů a zaměstnanců používají kolegové rovněž vlastní databázové programy, které však jsou v současné době nahrazovány nástroji personalistickými v rámci celé Diakonie ČCE. Kolegové netají své rozpaky nad touto změnou. Snad se brzy podaří vychytat nedostatky a vyniknou pozitiva.

Jaký další software využíváte?

Pro běžné kancelářské práce MSO Word, Excel, PowerPoint, Publisher, pro úpravu fotografií Zoner Photo Studio, pro komunikaci s FTP program FileZilla, pro plnění webu redakční systém Vizus, pro hledání veršů z bible program Theophilos, pro tvorbu jednoduchých animací PhotoScape, pro klávesnicovou výuku skvělý program ZAV a pro další vzdělávání videokursy Landi, pro rozesílku newsletteru MailChimp.

Napsat komentář

Pin It on Pinterest